Bijlage 3 Overzicht aan te leveren documenten voor nieuwe zorgaanbieders

Overzicht aan te leveren documenten

Toelichting op in te dienen bijlagen

Meesturen bij de inschrijving

Moet voldoen op moment van zorglevering

Moet voldoen uiterlijk 6 maanden na ingangsdatum overeenkomst

Geschiktheidseisen bestuursverklaring Wlz 2024

Bestuursverklaring 2024

De zorgaanbieder dient de volledig ingevulde bestuursverklaring aan te leveren bij zijn inschrijving.

X

Inschrijving Handelsregister KvK

• Afschrift van inschrijving in het Handelsregister van de KvK.

• Op het afschrift dienen tevens de namen van de leden van het toezichthoudend orgaan te zijn vermeld. Op grond van het Handelsregisterbesluit dienen deze gegevens in het Handelsregister opgenomen te zijn.

• Afschrift is niet ouder dan zes maanden op het moment van inschrijving.

• De organisatievorm (juridische entiteit) die inschrijft voor een Wlz-overeenkomst dient dezelfde te zijn als vermeld op het afschrift.

• Bevoegdheid van ondertekenaar moet blijken uit het afschrift of er moet een volmacht zijn (die eveneens verstrekt moet worden). Als de tekenbevoegdheid van de ondertekenaar niet direct blijkt uit het afschrift van de inschrijving in het Handelsregister van de organisatievorm die inschrijft voor de Wlz-overeenkomst, dan dienen van al die achterliggende rechtsvormen de afschriften van de inschrijving in het Handelsregister te worden meegestuurd met de inschrijving die nodig zijn om de tekenbevoegdheid van de ondertekenaar aan te tonen.

X

Inschrijving UBO(‘s) UBO-register

• Afschrift van inschrijving UBO(‘s) in UBO-register dat beheerd wordt door de KvK.

• Afschrift is niet ouder dan 6 maanden op het moment van inschrijving.

• De organisatievorm (juridische entiteit) die inschrijft voor een Wlz-overeenkomst dient dezelfde te zijn als vermeld op het afschrift.

• Als een afschrift van inschrijving UBO('s) niet aangevraagd kan worden, dient de melding van het UBO-register dat het niet mogelijk is om een afschrift te verkrijgen, met de inschrijving meegestuurd te worden evenals de bevestiging van de UBO-registratie die de inschrijvende partij/de nieuwe zorgaanbieder van het UBO-register ontvangen heeft.

X

Toelatingsvergunning conform de Wtza

De nieuwe zorgaanbieder moet bij zijn inschrijving het volgende indienen:

• Wanneer hij vergunningplichtig is:

• Een afschrift van de Wtza-toelatingsvergunning (Wet toetreding zorgaanbieders); of

• Een afschrift van de Wtzi-toelating en de brief van september 2021 van het CIBG en eventuele vervolg-correspondentie tussen de zorgaanbieder en het CIBG waaruit blijkt dat hij vergunningplichtig is en de Wtzi-toelating als Wtza-toelatingsvergunning geldt; of

• Een eigen verklaring onderbouwd met bewijsstukken dat hij vergunningplichtig is en het overgangsrecht op hem van toepassing is.

• Wanneer hij niet vergunningplichtig is:

• Een afschrift van de Wtzi-toelating en de brief van september 2021 van het CIBG en eventuele vervolg-correspondentie tussen de zorgaanbieder en het CIBG waaruit blijkt dat hij niet vergunningplichtig is; of

• Een eigen verklaring onderbouwd met bewijsstukken dat hij niet vergunningplichtig is.

• Indien van toepassing, dient de organisatievorm (juridische entiteit) die inschrijft voor een Wlz-overeenkomst dezelfde te zijn als op de Wtza-toelatingsvergunning dan wel op de Wtzi-toelating en de brief van september 2021 van het CIBG.

X

Verklaring omtrent gedrag voor rechtspersonen (VOG RP)

• Niet ouder dan een jaar op het moment van inschrijving en specifiek aangevraagd ten behoeve van de deelname aan deze inkoopprocedure. Dit moet worden ingevuld in het vrije veld bij de aanvraag.

• Een Verklaring omtrent gedrag voor Natuurlijke Personen en/of een Gedragsverklaring Aanbesteding (GVA) volstaat niet. De GVA en de VOG RP zijn namelijk twee verschillende instrumenten gebaseerd op verschillende onderliggende regelgeving en met toepassing van een ander beoordelingskader. Voor nadere informatie over de VOG RP en de GVA verwijzen wij u naar de website van het Ministerie van Veiligheid en Justitie.

X

Statuten van de inschrijvende zorgaanbieder

• Actuele statuten van de te contracteren partij.

• Uw ondernemingsplan dient overeen te komen met uw statuten.

• In de statuten is de vigerende Governancecode Zorg geborgd, waaronder:

• • Informatie over het toezichthoudend orgaan.

  • Informatie over benoemen, schorsen en ontslaan van de RvB.

In het geval de nieuwe zorgaanbieder een rechtsvorm heeft waarbij men niet over statuten hoeft te beschikken, dan wordt met de inschrijving een document meegestuurd dat qua inhoud vergelijkbaar is met statuten, al dan niet specifiek opgesteld met het oog op de inschrijving op deze inkoopprocedure. Dat document geldt dan als de statuten van de zorgaanbieder en moet aan al de eisen voldoen waaraan reguliere statuten (in het kader van deze inkoopprocedure) moeten voldoen.

X

Aanwezigheid, tenaamstelling en samenstelling cliëntenraad

De nieuwe zorgaanbieder dient 6 maanden na ingangsdatum van de overeenkomst aantoonbaar conform de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz) (een) cliëntenra(a)d(en) (aanwezigheid, tenaamstelling en samenstelling cliëntenra(a)d(en)) te hebben ingesteld en op een eerder moment wanneer dat op grond van de Wmcz is vereist. Indien de zorgaanbieder op grond van de Wmcz niet verplicht is (een) cliëntenra(a)d(en) in te stellen, dient de zorgaanbieder 6 maanden na ingangsdatum van de overeenkomst aan te kunnen tonen dat op andere wijze invulling wordt gegeven aan de medezeggenschap van cliënten.

X

Voldoen aan vigerende Governancecode Zorg

Statutaire borging, dan wel borging in de relevante reglementen, zoals bepaald en uitgewerkt in de vigerende Governancecode Zorg, waaronder:

• Informatie over het toezichthoudend orgaan; benoeming, samenstelling, schorsing, ontslag etc.;

• Belangenverstrengeling;

• Medezeggenschap, invloed en advies;

• Verantwoording Raad van Bestuur;

• Verantwoordelijkheid Raad van Bestuur;

• Cliëntenraad;

• Naleving Code.

X

Kwaliteitskader[8] van de sector / werkt met een landelijk erkend kwaliteitssysteem met externe toetsing

De zorgaanbieder kan aantonen dat hij zich houdt aan het voor de sector relevante kwaliteitskader. De zorgaanbieder waarop (nog) geen kwaliteitskader van toepassing is, kan aantonen dat hij systematisch werkt aan de kwaliteit van zorg en dit borgt door het werken met een kwaliteitssysteem, voorzien van een periodieke externe visitatie. Dit blijkt o.a. uit aanmelding bij de brancheorganisatie, gesprekken met de cliëntenraad, deelname aan lerende netwerken, aanmelding bij de BVKZ etc. Over het eerste jaar moet verplicht een kwaliteitsverslag/visitatieverslag worden aangeleverd bij het zorgkantoor.

X

Gedegen bedrijfs- administratie

De zorgaanbieder beschikt over een gedegen bedrijfsadministratie die tijdige levering van gegevens mogelijk maakt, waaronder:

• Declaraties (AW 319) volgens afspraken vastgelegd in het uniform declaratieprotocol Wlz aan het zorgkantoor;

• Relevante berichten in iWlz (zorgtoewijzing, melding aanvang zorg, mutaties, melding einde zorg), aan het zorgkantoor conform standaarden die door het Zorginstituut Nederland zijn vastgesteld.

X

Privacy beleid

• Beleid staat gepubliceerd op de website van de zorgaanbieder met een werkende link.

• Het beleid voldoet aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

• Voor klanten is duidelijk:

• Welke persoonsgegevens worden vastgelegd;

• Wie er inzage heeft in de gegevens;

• Hoe invulling is gegeven aan ‘geheimhouding’;

• Wat de bewaartermijn van de gegevens is;

• Het beleid op inzage van gegevens door de klanten;

• Hoe gehandeld wordt bij datalekken;

• De bezwaarmogelijkheden.

X

Klachtenregeling

• Beleid staat gepubliceerd op de website van de zorgaanbieder met een werkende link.

• Het beleid voldoet aan de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz).

• Uit het beleid blijkt voor klanten tenminste:

• Reactietermijn op klacht binnen zes weken;

• Onafhankelijke klachtenfunctionaris;

• Contactgegevens klachtenfunctionaris;

• Indiening mogelijk zonder melding aan begeleider/zorgverlener;

• Dat de zorgaanbieder is aangesloten bij een geschilleninstantie.

X

Regeling AO/IC

Tenzij dit op grond van wet- en regelgeving niet langer is vereist.

X

Polisblad van aansprakelijkheids-verzekering

• De zorgaanbieder heeft op de datum van inschrijving een schadeverzekering afgesloten voor aansprakelijkheid jegens (nabestaanden van) patiënten of cliënten voor onder de overeenkomst geleverde zorg, ter hoogte van minimaal € 2.500.000,- (per gebeurtenis). De verzekering dient uiterlijk vanaf de ingangsdatum van de overeenkomst in te gaan.

• Op naam van de te contracteren zorgaanbieder.

• Actueel polisblad: de organisatievorm (juridische entiteit) die inschrijft voor een Wlz-overeenkomst dient dezelfde te zijn als op het polisblad.

X

Bijlage 2 Onderaannemerschap en indien van toepassing Bijlage 3 Lijst met zorgkantoren bij de bestuursverklaring

Bijlage 2 dient altijd toegevoegd te worden bij de inschrijving. Bijlage 3 alleen indien van toepassing toevoegen bij de inschrijving.

X

Meldplicht Wtza

De nieuwe zorgaanbieder heeft zich in het kader van de meldplicht op grond van de Wtza gemeld bij het CIBG (de IGJ) en heeft daartoe het/de betreffende formulier/vragenlijst ingevuld, tenzij de meldplicht op hem niet van toepassing is.

U vindt het formulier/de vragenlijst hier:

https://www.toetredingzorgaanbieders.nl/melden

De zorgaanbieder moet het bewijs van invulling/melding indienen bij de inschrijving.

Mocht de zorgaanbieder bij het invullen van de vragenlijst de melding krijgen dat melden op dat moment nog niet mogelijk is, waardoor hij de vragenlijst niet kan afronden, dan dient hij het bewijs daarvan (bijv. een printscreen) bij zijn inschrijving te voegen.

De meldplicht is op de zorgaanbieder niet van toepassing/de zorgaanbieder hoeft zich niet te melden als:

- hij op 1 januari 2022 als zorgaanbieder in het Landelijk register zorgaanbieders (LRZa) stond; of

- als hij de jaarverantwoording, bedoeld in artikel 40b Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg), over het jaar 2021 vóór 1 juli 2022 op de krachtens dat artikel bepaalde wijze openbaar heeft gemaakt; of

- als hij tot een categorie van zorgaanbieders behoort die uitgezonderd is van de meldplicht bij of krachtens de Wtza.

Als de meldplicht op de zorgaanbieder niet van toepassing is/als de zorgaanbieder zich niet hoeft te melden, dan moet hij bij zijn inschrijving bewijsstukken indienen waarmee dat op overtuigende wijze wordt aangetoond.

X

Ondernemingsplan[9]

Organisatie-inrichting

Organogram juridische structuur.

X

Missie en strategie

De missie en strategie zijn concreet beschreven en de uitgangspunten zijn voldoende toetsbaar en onderbouwd.

X

Bedrijfsplan

• Welke Wlz-doelgroepen;

• Welke prestaties;

• Verwachte aantallen;

• Welke ervaring met zorglevering (welk domein, overeenkomsten etc.);

• Personeel in dienst (omvang, opleidingsniveau en aard opleiding).

X

Financieel plan

• Enkelvoudige jaarrekeningen van de inschrijvende zorgaanbieder 2021 en 2022 (tenzij startende organisatie waar nog geen jaarrekening van is vastgesteld);

• Geconsolideerde jaarrekeningen van een eventuele (groot)moedermaatschappij 2021 en 2022;

• Begroting van de inschrijvende zorgaanbieder met splitsing van opbrengsten en kosten voor de verschillende domeinen voor 2024.

X