5.7 Free proposal

Zorgaanbieders die op een grootschalige creatieve en innovatieve manier aan de slag gaan met het hoofddoel van het zorginkoopbeleid, het realiseren van passende, duurzaam toegankelijke langdurige zorg, kunnen zich inschrijven voor het Free proposal.

Onderdeel A – Toelichting Free proposal

Het Free proposal is een nieuwe methode die CZ zorgkantoor hanteert in het inkoopbeleid 2024-2026. Het betreft één of meerdere geïntegreerde organisatorische, sociale en/of technische innovatieve vernieuwingen waarmee een meetbare substantiële bijdrage wordt geleverd aan het toegankelijk en betaalbaar houden van de langdurige zorg. Het Free proposal wordt toegekend aan het plan, of de plannen, met de meest substantiële bijdrage aan het hoofddoel van de zorginkoop 2024 – 2026 van CZ zorgkantoor zoals omschreven in paragraaf 3.1 namelijk: het toegankelijk en betaalbaar houden van de langdurige zorg. De wijze van toetsing en de daarbij gebruikte criteria alsmede de weging die aan de verschillende criteria is gegeven, komen hierna aan de orde.

Een zorgaanbieder of collectief van zorgaanbieders, hierna te noemen zorgaanbieder, kan zich inschrijven voor deze methodiek met behulp van een aanvulling op hun Integraal strategisch (verander) plan. Een Free proposal plan is een voorstel van één of meerdere zorgaanbieders samen voor de uitvoering van Wlz-zorg waarin de zorgaanbieder(s) maximale creativiteit toont/tonen om op innovatieve wijze Wlz-zorg te organiseren. Er wordt bewust niet gewerkt via een vast format om ruimte te bieden voor creatieve nieuwe ideeën.

Een Free proposal omvat een benadering, methode en/of aanpak, als aanvulling op het integraal strategisch (verander)plan, waarmee de zorgaanbieder een aantoonbare extra bijdrage levert ten opzichte van de inspanningen voor de bewegingen en doelen. Het Free proposal moet deze aantoonbare extra bijdrage duidelijk beschrijven. Door uitvoering te geven aan het Free proposal zet de zorgaanbieder in de jaren 2024, 2025 en 2026 het beschikbare personeel en middelen anders in, om als zodanig meer cliënten te kunnen helpen. Dit resulteert in een jaarlijkse uitbreiding van het aantal plaatsen extramurale zorg en dalende kosten per cliënt.

Het Free proposal wordt opgesteld voor een periode van maximaal drie jaar en ook voor deze periode toegekend, mits de zorgaanbieder jaarlijks aan de afspraken voldoet. Voor 2024 betekent dit een instroommoment per 1 januari 2024 en een looptijd van maximaal 1 januari 2024 tot en met 31 december 2026. CZ zorgkantoor hanteert, indien er voldoende financiële ruimte beschikbaar is, een nieuw instroommoment per 1 januari 2025 voor het Free proposal. De looptijd van het Free proposal is dan maximaal twee jaar.

Het is denkbaar dat gedurende de looptijd een langere termijn nodig blijkt om het einddoel van het Free proposal te realiseren. Om die reden hanteert CZ zorgkantoor, onder voorwaarde dat het inkoopbeleid wordt verlengd en er financiële ruimte beschikbaar is, een optie tot verlenging met maximaal twee jaar van het Free proposal. De zorgaanbieder die het Free proposal uitvoert treedt tijdig in overleg met CZ zorgkantoor om een beroep te doen op deze verlenging, waar CZ zorgkantoor uiteindelijk over beslist. Afspraken over jaarlijks toetsbare/meetbare tussentijdse resultaten voor de looptijd van het Free proposal worden in overleg tussen de zorgaanbieder en CZ zorgkantoor gemaakt. Hiermee borgt CZ zorgkantoor dat er door deze vernieuwde aanpak jaar op jaar een aantoonbare substantiële bijdrage geleverd wordt aan de maatschappelijke uitdaging om de langdurige zorg duurzaam toegankelijk te houden.

Tevens zal CZ zorgkantoor met de zorgaanbieder bespreken of er sprake is van regelgeving die mogelijk belemmerend of averechts werkt om de doelstellingen te behalen. Vervolgens wordt gekeken welke stappen er in gezamenlijkheid kunnen worden gezet om deze belemmeringen op te lossen of zoveel als mogelijk te beperken.

Onderdeel B – Proces, voorwaarden en minimumeisen Free proposal

Het uitvoeren en begeleiden van vernieuwende plannen vraagt de nodige capaciteit, middelen en inspanning van zowel de zorgaanbieder als het zorgkantoor. Om die reden wordt een beperkt aantal Free proposals toegekend per regio. Het uitgangspunt is dat er per regio, door middel van het beoordelingsproces, maximaal twee Free proposals worden geselecteerd. Het proces vanaf de inschrijving tot uitvoering van het Free proposal is onderverdeeld is vijf stappen welke hieronder per stap worden toegelicht.

Stap 1 – Toetsing minimumeisen

Om in aanmerking te komen voor het Free proposal, voldoet de zorgaanbieder tenminste aan de volgende voorwaarden:

1. De zorgaanbieder heeft op de datum van inschrijving een meerjarige overeenkomst Wlz met CZ zorgkantoor.

2. De zorgaanbieder voldoet aan de voorwaarden die gelden voor het strategisch (verander)plan, zoals vermeld in paragraaf 4.2.

3. De zorgaanbieder vermeldt in het integraal strategisch (verander) plan aan welke bewegingen en doelen de zorgaanbieder gaat werken en/of meewerken die nodig zijn om de doelstellingen zoals omschreven in hoofdstuk 3 te realiseren. Tevens bevat het plan een toelichting op de thema's binnen het Free proposal, zoals uiteengezet in Bijlage 4, waaruit blijkt wat de aantoonbaar extra bijdrage is ten opzichte van inspanningen op de bewegingen en doelen.

4. De zorgaanbieder levert in het kader van het Free proposal een complete, realistische en transparante begroting aan met daarin een geprognotiseerde kosten-batenanalyse en uitwerking van de benodigde investering voor de uitvoering en structurele borging van het plan. De zorgaanbieder dient eventuele te verwachten inverdieneffecten (gerealiseerde efficiencyvoordelen) in de looptijd van het Free proposal in deze begroting duidelijk te specificeren. Daarnaast is een toelichting gegeven op welke wijze de initiële investering leidt tot een efficiëntere werkwijze en daarmee uiteindelijk tot een financiële besparing en bijdrage aan de betaalbaarheid en/of toegankelijkheid van zorg.

5. De zorgaanbieder splitst het benodigde budget voor uitvoering van het Free proposal uit per jaar. Het budget per jaar is niet hoger dan wat op basis van de gerealiseerde productie in 2022 met de vergoeding van maximaal 100% van de NZa-tarieven (2023) kan worden toegekend.

6. De zorgaanbieder levert ten minste twee referentieprojecten aan die laten zien dat de zorgaanbieder beschikt over de competenties om op innovatieve en creatieve wijze de beoogde doelstelling te behalen. Deze referentieprojecten zijn niet ouder dan vijf jaar.

7. De zorgaanbieder sluit een overeenkomst met een externe partij, zijnde onderwijs- of onderzoeksinstelling, waarbij de voorkeur uitgaat naar een onderwijsinstelling (hogeschool of universiteit). Deze externe partij ondersteunt de zorgaanbieder bij het evaluatieproces gedurende de looptijd van het Free proposal. Dit betreft zowel voor de tussentijdse evaluatie als voor de eindevaluatie. In de dialoogfase wordt in samenwerking met het CZ zorgkantoor een partij geselecteerd om hier uitvoering aan te geven,

8. De zorgaanbieder maakt expliciet op welke sector (VV en/of GGZ) het Free proposal betrekking heeft. Indien het Free proposal op meerdere sectoren betrekking heeft (sectoroverstijgend), wordt expliciet aangegeven welk deel van het aangevraagde budget voor welke sector wordt aangevraagd.

9. De zorgaanbieder verleent toestemming om gedurende de looptijd van het Free proposal opgedane kennis en ervaring uit de uitvoering van het plan te delen met derden. In overleg bepalen zorgaanbieder en CZ zorgkantoor voor welke andere partijen deze informatie relevant is en met welke deze gedurende het proces gedeeld wordt.

Om in aanmerking te komen voor het Free proposal, dient de zorgaanbieder én het plan te voldoen aan de minimumeisen (stap 1).

Na toetsing op de minimumeisen wordt getoetst of het plan op alle selectiecriteria voor de kwalitatieve toetsing (stap 2) de gevraagde informatie bevat. Indien er informatie ontbreekt op één of meerdere onderdelen, kan er worden besloten dat het plan niet doorgaat naar het volgende onderdeel, namelijk de kwalitatieve toets door de beoordelingscommissie.

Per regio is in 2024 een bedrag beschikbaar voor het Free proposal. Een zorgaanbieder die een substantiële extra bijdrage levert om de bewegingen te maken die nodig zijn om het hoofddoel te bereiken, kan zich inschrijven voor het Free proposal en daarmee voor financiële ondersteuning vanuit het beschikbare bedrag. De zorgaanbieder waaraan het Free proposal wordt toegekend kan op basis van het opgestelde plan een maximumtariefpercentage behalen van 100% van het NZa maximumtarief.

De opbrengst van de toeslag dient ter dekking van de begroting voor de uitvoering van het Free proposal, het bereiken van de vooraf opgestelde doelstelling zoals opgenomen in het integraal strategisch (verander)plan en de inzet van de externe onderwijs- of onderzoeksinstelling ter evaluatie van het traject.

Verantwoording:

• Tussentijds en achteraf legt de zorgaanbieder een kwalitatieve en kwantitatieve verantwoording af over de voortgang met tussentijds een inschatting-, en achteraf het concrete resultaat op de prestatie indicatoren uit het strategisch integraal (verander)plan dat daadwerkelijk is bereikt. In november van het lopende jaar wordt op basis van de tussenevaluatie bepaald of het traject wordt voorgezet (go/no-go-gesprek).

• Indien de uitkomst van de evaluatie leidt tot de conclusie dat de afspraken met betrekking tot de prestatie-indicatoren niet worden gerealiseerd of dat er geen enkele beweging in de richting van integraal anders werken is ingezet, zal in overleg met de zorgaanbieder het budget voor het jaar erop worden bijgesteld, of in het uiterste geval, het Free proposal worden beëindigd.

Stap 2 – Kwalitatieve toets

In stap 2 wordt via een kwalitatieve toets beoordeeld hoe substantieel de bijdrage van het plan voor het Free proposal is, hoe het plan een bijdrage levert aan de hoofddoelstelling en welke bijdrage wordt verwacht. Ook focussen we hier op de acties die nodig zijn om deze beweging (en doelstellingen) te bereiken, de bijdrage aan de betaalbaarheid van de langdurige zorg, het realiteitsgehalte en de borging van de kans van slagen van het plan. Tot slot bekijken we de mate van vernieuwing en creativiteit van de het plan en de zorgaanbieder. Dit doen we door op een aantal thema’s informatie op te vragen bij de inschrijver voor het Free proposal door middel van verdiepende vragen. Deze informatie die onderdeel uitmaakt van het totale plan wordt beoordeeld door de beoordelingscommissie.

Toetsingscriteria

Het plan wordt getoetst op basis van de volgende zes toetsingscriteria:

1. Maatschappelijke impact: de impact van de activiteiten op mens en maatschappij. Hieronder wordt minimaal verstaan de beweging richting meer cliënten in de thuissituatie ondersteunen, wat zich vertaalt in een jaarlijkse toename van het aantal extramurale cliënten ten opzichte van het aantal intramurale cliënten. Afhankelijk van de inhoud en richting van het plan, zal de maatschappelijke impact breder zijn dan bovengenoemd minimum.

2. Innovatie: de wijze waarop nieuwe of vernieuwde interventies worden ingezet die bijdragen aan het behalen van het beoogde resultaat. Hiertoe behoren ook creatieve en ‘out of the box’ oplossingen.

3. Kosteneffectiviteit: verhouding tussen verwachte effecten en kosten.

4. Voortrekkersfunctie: de wijze waarop de zorgaanbieder aanjager is in de regio van de beoogde beweging en in staat is andere betrokken partijen hier door middel van samenwerking actief aan deel te laten nemen.

5. Toekomstwaarde: de wijze waarop het plan een substantiële bijdrage levert aan de maatschappelijke opdracht op zowel de korte als lange termijn. Hiertoe behoort ook de mate van opschaalbaarheid, alsmede het proces van evaluatie, borging en opschaling.

6. Realisme en borging van succes: het plan is realistisch en de zorgaanbieder neemt adequate maatregelen die de kans op het realiseren van de doelstellingen optimaliseert. De aanbieder benoemt risico’s en beschrijft hiervoor passende beheersmaatregelen.

Bijlage 4 beschrijft voor deze selectiecriteria welke aspecten CZ zorgkantoor van belang acht, en waar de zorgaanbieder aandacht aan dient te schenken bij de inschrijving.

Beoordelingsprocedure kwalitatieve toets

1. De leden van de beoordelingscommissie beoordelen ieder individueel het Free proposal aan de hand van de daarvoor vooraf opgestelde toetsingscriteria en beoordelingskader. Hierbij wordt een score en onderbouwing per toetsingscriterium gegeven.

2. De beoordelingscommissie bespreekt gezamenlijk de individuele scores en onderbouwingen. Ieder lid van de beoordelingscommissie krijgt naar aanleiding van dit overleg de mogelijkheid hun individuele score nog éénmalig bij te stellen.

3. De leden van de beoordelingscommissie maken hun scores en onderbouwing definitief.

4. De eindscores per Free proposal worden bepaald door het gemiddelde van alle individuele scores te berekenen.

Beoordeling

De beoordeling van de plannen voor het Free proposal wordt uitgevoerd door een beoordelingscommissie. Elk plan wordt afzonderlijk door de beoordelingscommissie beoordeeld.

Per toetsingscriterium geeft de beoordelingscommissie een score. Elk toetsingscriterium wordt met behulp van onderstaande tabel beoordeeld:

Berekening totaalscore plan

De maximale score voor alle selectiecriteria samen is 100 punten. Niet alle criteria wegen even zwaar: de weging is verwerkt in het maximum aantal punten per criterium. Bij een beoordeling ‘voldoende’ voor het criterium maatschappelijke impact ontvangt de zorgaanbieder voor dit criterium 18 punten, terwijl een ‘voldoende’ voor criterium innovatie 6 punten oplevert.

CZ Zorgkantoor hecht de meeste waarde aan de criteria maatschappelijke impact, kosteneffectiviteit en realisme en borging, Voor deze criteria geldt dat er minimaal een voldoende wordt behaald om in aanmerking te komen voor toekenning. Daarnaast dient het plan voor het Free proposal in zijn totaliteit een minimale score te behalen van 60 punten.

De inhoud van de ontvangen en gevraagde informatie wordt kwalitatief beoordeeld door de beoordelingscommissie. Op ieder criterium ontvangt de inschrijver een score in punten. Het gemiddelde van de individuele scores, 1 cijfer achter de komma afgerond, is de definitieve score. Bij een gelijke totaalscore is de hoogste score op selectiecriterium 1 (maatschappelijke impact) doorslaggevend. Is ook die score gelijk, dan geldt de hoogste score op selectiecriterium 2 (kosteneffectiviteit). Vervolgens vindt een rangschikking plaats van de plannen op basis van hun eindscore.

Stap 3 beschrijft hoe CZ zorgkantoor vervolgens omgaat met de selectie van partijen voor het Free proposal.

Stap 3 – Selectie plannen Free proposal

Voor het selecteren van plannen voor het Free proposal hanteert CZ zorgkantoor de volgende stappen:

1. De beoordelingscommissie beoordeelt alle plannen per regio en rangschikt alle plannen conform de hiervoor beschreven kwalitatieve toets.

2. Per regio vindt voorlopige toekenning van het Free proposal plaats aan het voorstel met de hoogste score.

3. CZ zorgkantoor stelt vervolgens de resterende financiële ruimte vast door aftrek van de kosten van het plan met de hoogste score dat voorlopig is toegekend, en gaat over tot voorlopige toekenning van het Free proposal aan het voorstel met de op één na hoogste score, voor maximaal het restant van de financiële ruimte voor 2024.

Het is mogelijk dat de resterende financiële ruimte na toekenning aan de partij met de hoogste score te beperkt is om invulling te geven aan een tweede Free proposal. CZ zorgkantoor treedt in overleg met de partij met de op één na hoogste score over de haalbaarheid binnen de resterende financiële ruimte. 

Sectoroverstijgende Free proposals

Het is mogelijk dat een Free proposal betrekking heeft op zowel de V&V en GGZ. Als dit het geval is, geldt de volgende werkwijze:

1. Rangschikking van plannen conform de hiervoor beschreven kwalitatieve toets.

2. Als een sector-overstijgend plan als beste gerangschikt wordt, wordt deze voorlopig toegekend en met toewijzing van budget uit de verschillende sectoren naar rato.

3. Binnen beide sectoren gaat men vervolgens conform voornoemde werkwijze verder.

Delen uitslag beoordeling

Zorgaanbieders die een Free proposal hebben ingediend worden op de hoogte gesteld van de beoordeling en beslissing. Hierbij krijgen zij inzicht in de beoordeling van hun eigen plan voor het Free proposal en de behaalde beoordelingsscore(s) van de zorgaanbieder(s) die geselecteerd is (zijn) om uitvoering te geven aan hun plan voor het Free proposal.

Met de zorgaanbieder waaraan het Free proposal uiteindelijk niet wordt toegekend, zal een gesprek plaatsvinden om te bepalen in hoeverre het ingediende plan voldoet aan de opslag Bewegingen en Doelen.

Stap 4 - Dialoogfase

Het uitvoeren van een Free proposal vraagt per definitie een nieuwe werkwijze, systematiek en/of samenwerkingsvorm. Hoewel CZ zorgkantoor op basis van de inschrijving moet kunnen beoordelen welke plannen het meeste zullen opleveren en de grootste kans van slagen hebben, zullen er onderdelen zijn die nader overleg vergen en die zich enkel lenen voor uitwerking in co-creatie tussen de betrokken zorgaanbieder en CZ zorgkantoor. Denk hierbij aan het concretiseren van afspraken voor samenwerking, tussentijds overleg en monitoring van de voortgang en uitkomsten van de nieuwe werkwijze.

Na de toekenning van het Free proposal is er ruimte voor dialoog waarin zorgaanbieder en CZ zorgkantoor de implementatie van het Free proposal uitwerken en afspraken en werkwijzen samen verder concretiseren. Dit proces zal plaatsvinden in overleg tussen de zorgaanbieder en zorginkoper. Deze concretisering betreft nadrukkelijk geen wezenlijke verandering aan het voorgestelde Free proposal, maar slechts een uitwerking hiervan – die de zorgaanbieder niet zonder inbreng van CZ zorgkantoor en eventuele andere stakeholders kan bewerkstelligen. Hieronder staan mogelijke onderwerpen voor uitwerking gedurende de dialoogfase na contractering.

Afspraken over samenwerking:

• Wat heeft u nodig van het zorgkantoor?

• Ondersteuning vanuit externe onderwijsinstelling bij evaluatieproces, welke onderwijsinstelling en hoe geven we dit vorm?

Afspraken over financiering:

• Hoe verhoudt dit plan zich tot lopende projecten die gefinancierd worden vanuit de transitiemiddelen (co-creatie)?

Afspraken over evaluatie, borging en opschaling:

• Hoe geeft de zorgaanbieder samen met CZ zorgkantoor vorm aan het tussentijds monitoren, evalueren en bijstellen van het Free proposal plan?

• Hoe geeft de zorgaanbieder samen met CZ zorgkantoor vorm aan de eindevaluatie?

• Op welke manier wordt het budget via de tarieven toegekend, afgerekend en (indien van toepassing) bijgesteld?

Stap 5 - Contractering

Na de dialoogfase worden de afspraken voor uitvoering definitief opgesteld en verwerkt in het addendum voor het Free proposal.