5.6 Free Proposal

Wanneer u op een grootschalige creatieve en innovatieve manier aan de slag wilt gaan met het hoofddoel van het inkoopbeleid 2024-2026, het realiseren van passende, duurzaam toegankelijke langdurige zorg, kunt u zich inschrijven voor het Free proposal.

Onderdeel A - Toelichting Free proposal

Het Free proposal is een nieuwe methode die we hanteren in het inkoopbeleid 2024-2026. Het betreft één of meerdere geïntegreerde organisatorische, sociale en/of technische innovatieve vernieuwingen waarmee een meetbare substantiële bijdrage wordt geleverd aan het toegankelijk en betaalbaar houden van de langdurige zorg. Het Free proposal wordt toegekend aan het plan, of de plannen, met de meest substantiële bijdrage aan ons hoofddoel van de zorginkoop 2024 – 2026 zoals omschreven in paragraaf 3.1 namelijk: het toegankelijk en betaalbaar houden van de langdurige zorg.

U of u als onderdeel van een collectief van zorgaanbieders of een regionaal samenwerkingsverband van zorgaanbieders, hierna te noemen ”u”, kunt zich inschrijven voor deze methodiek met behulp van een aanvulling op uw integraal strategisch plan. Een Free proposal plan is een voorstel van één of meerdere zorgaanbieders samen voor de uitvoering van Wlz-zorg waarin de zorgaanbieder(s) maximale creativiteit toont/tonen om op innovatieve wijze Wlz-zorg te organiseren. Er wordt bewust niet gewerkt via een vast format om ruimte te bieden voor creatieve nieuwe ideeën. Bijlage 4 benoemt de thema’s die van belang zijn voor de toetsing van het Free proposal.

Een Free proposal omvat een benadering, methode en/of aanpak, als aanvulling op het integraal strategisch plan, en levert daarmee een aantoonbare extra bijdrage ten opzichte van de inspanningen voor de bewegingen. Er wordt in het plan duidelijk beschreven welke aantoonbare extra bijdrage de zorgaanbieder gaat realiseren. Door uitvoering te geven aan het Free proposal zet u in de jaren 2025 en 2026 het beschikbare personeel en middelen anders in, om als zodanig meer cliënten kunnen helpen. Dit, door middel van een verandering in de verhoudingen tussen intra- en extramurale zorg en dalende kosten per cliënt.

Het Free proposal plan wordt opgesteld voor een periode van maximaal twee jaar en ook voor deze periode toegekend, mits u jaarlijks aan de afspraken voldoet. Voor 2025 betekent dit een instroommoment per 1 januari 2025 met een looptijd van maximaal 1 januari 2025 tot en met 31 december 2026.

Het is denkbaar dat gedurende de looptijd een langere termijn nodig blijkt om het einddoel van een Free proposal plan te realiseren. Om die reden hanteren we, onder voorwaarde dat het inkoopbeleid wordt verlengd en er financiële middelen beschikbaar zijn, een optie tot verlenging met maximaal twee jaar van het Free proposal.

Wanneer u het Free proposal uitvoert, treedt u tijdig in overleg met ons om een beroep te doen op deze verlenging, waar wij uiteindelijk over beslissen. Afspraken over jaarlijks toetsbare/meetbare tussentijdse resultaten voor de looptijd van het Free proposal worden in overleg gemaakt. Hiermee borgen we dat er door deze vernieuwde aanpak jaar op jaar een aantoonbare substantiële bijdrage geleverd wordt aan de maatschappelijke uitdaging om de langdurige zorg duurzaam toegankelijk te houden.

Tevens bespreken we met u of er sprake is van regelgeving die mogelijk belemmerend of averechts werkt om de doelstellingen te behalen. Vervolgens wordt gekeken welke stappen er in gezamenlijkheid kunnen worden gezet om deze belemmeringen op te lossen of zoveel als mogelijk te beperken.

Onderdeel B – Proces, voorwaarden en minimumeisen Free proposal

Het uitvoeren en begeleiden van vernieuwende plannen vraagt de nodige capaciteit, middelen en inspanning van zowel u als ons. Om die reden wordt een beperkt aantal Free proposals toegekend. Het uitgangspunt is dat per regio, door middel van het beoordelingsproces, één Free proposal plan wordt geselecteerd. Het proces vanaf de inschrijving tot uitvoering van het Free proposal is onderverdeeld is vijf stappen welke hieronder per stap worden toegelicht.

Stap 1 – Toetsing minimumeisen

Om in aanmerking te komen voor het Free proposal, voldoet u tenminste aan de volgende voorwaarden:

1.  U heeft op de datum van inschrijving een meerjarige overeenkomst Wlz met CZ zorgkantoor.
2.  U voldoet aan de voorwaarden die gelden voor het strategisch plan, zoals vermeld in paragraaf 4.2.
3.  U vermeldt in het integraal strategisch plan aan welke bewegingen u gaat werken en/of meewerken die nodig zijn om de doelstellingen zoals omschreven in hoofdstuk 3 te realiseren. Tevens bevat het plan een toelichting op de thema's binnen het Free proposal, zoals uiteengezet in Bijlage 4, waaruit blijkt wat de aantoonbaar extra bijdrage is ten opzichte van inspanningen op de bewegingen.
4.  U levert in het kader van het Free proposal een complete, realistische en transparante begroting aan met daarin een geprognotiseerde kosten-batenanalyse en uitwerking van de benodigde investering voor de uitvoering en structurele borging van het plan. U dient eventuele te verwachten inverdieneffecten (gerealiseerde efficiëntievoordelen) in de looptijd van het Free proposal in deze begroting duidelijk te specificeren. Daarnaast is een toelichting gegeven op welke wijze de initiële investering leidt tot een efficiëntere werkwijze en daarmee uiteindelijk tot een financiële besparing en bijdrage aan de betaalbaarheid en /of toegankelijkheid van zorg.
5.  U splitst het benodigde budget voor uitvoering van het Free proposal uit per jaar. Het budget per jaar is niet hoger dan wat op basis van de gerealiseerde productie in 2023 met de vergoeding van maximaal 100% van de NZa-tarieven (2024) kan worden toegekend.
6.  U levert ten minste twee referentieprojecten aan die laten zien dat u beschikt over de competenties om op innovatieve en creatieve wijze de beoogde doelstelling te behalen. Deze referentieprojecten zijn niet ouder dan vijf jaar.
7.  U sluit een overeenkomst met een externe partij, zijnde onderwijs- of onderzoeksinstelling, waarbij de voorkeur uitgaat naar een onderwijsinstelling (hogeschool of universiteit). Deze externe partij ondersteunt u bij het evaluatieproces gedurende de looptijd van het Free proposal. Dit betreft zowel voor de tussentijdse evaluatie als voor de eindevaluatie. In de dialoogfase wordt in samenwerking met ons een partij geselecteerd om hier uitvoering aan te geven.
8.  U maakt expliciet op welke sector (VV en/of GGZ) het Free proposal betrekking heeft. Indien het Free proposal op meerdere sectoren betrekking heeft (sectoroverstijgend), wordt expliciet aangegeven welk deel van het aangevraagde budget voor welke sector wordt aangevraagd.
9.  U verleent toestemming om gedurende de looptijd van het Free proposal opgedane kennis en ervaring vanuit de uitvoering van het plan met derden te delen. In overleg bepalen we gezamenlijk voor welke andere partijen deze informatie relevant is en met welke deze gedurende het proces gedeeld wordt.

Om in aanmerking te komen voor het Free proposal, dient u én het plan te voldoen aan de minimumeisen (stap 1). Na toetsing op de minimumeisen wordt getoetst of het plan op alle selectiecriteria voor de kwalitatieve toetsing (stap 2) de gevraagde informatie bevat. Indien er informatie ontbreekt op één of meerdere onderdelen, kan er worden besloten dat het plan niet doorgaat naar het volgende onderdeel, namelijk de kwalitatieve toets door het beoordelingsteam (stap 2).

Een zorgaanbieder die een substantiële bijdrage gaat leveren om de bewegingen te maken die nodig zijn om het hoofddoel te bereiken, kan via het indienen van een Free proposal plan een aanvraag doen voor financiële ondersteuning vanuit het beschikbare bedrag. De zorgaanbieder waaraan het Free proposal wordt toegekend kan op basis van het opgestelde plan een maximumtariefpercentage halen van 100% van het NZa maximumtarief.

De opbrengst van de toeslag dient ter dekking van de begroting voor de uitvoering van het plan en het bereiken van de vooraf opgestelde doelstelling zoals opgenomen in het integraal strategisch plan en de inzet van de externe onderwijs- of onderzoeksinstelling ter evaluatie van het traject.

Verantwoording

•  Tussentijds en achteraf legt u kwalitatieve en kwantitatieve verantwoording af over de voortgang met tussentijds een inschatting-, en achteraf het concrete resultaat op de prestatieindicatoren dat daadwerkelijk is bereikt. In november van het lopende jaar wordt op basis van de tussenevaluatie bepaald of de uitvoering wordt voorgezet (go/no-go-gesprek).
•  Indien de afspraken met betrekking tot de prestatieindicatoren niet of gedeeltelijk worden gerealiseerd zal in overleg met u het budget voor het jaar erop worden bijgesteld, of in het uiterste geval, het Free proposal traject worden beëindigd.

Stap 2 – Kwalitatieve toets

In stap 2 wordt via een kwalitatieve toets beoordeeld hoe substantieel de bijdrage van een ingediend Free proposal plan is, hoe het plan een bijdrage levert aan de hoofddoelstelling en welke bijdrage wordt verwacht. Ook focussen we hier op de acties die nodig zijn om deze beweging (en doelstellingen) te bereiken, het realiteitsgehalte en de borging van de kans van slagen van het plan. Tot slot bekijken we de mate van uw vernieuwing en creativiteit. Dit doen we door op een aantal thema’s informatie op te vragen bij de inschrijver voor het Free proposal door middel van verdiepende vragen. Deze informatie die onderdeel uitmaakt van het totale plan wordt beoordeeld door de beoordelingscommissie.

Toetsingscriteria

Het plan wordt getoetst op basis van de volgende zes toetsingscriteria:

1.  Maatschappelijke impact: de impact van de activiteiten op mens en maatschappij. Hieronder wordt minimaal verstaan de beweging richting meer cliënten in de thuissituatie ondersteunen, wat zich vertaalt in een jaarlijkse stijging van de verhouding extramurale cliënten ten opzichte van het aantal intramurale cliënten. Afhankelijk van de inhoud en richting van het plan, zal de maatschappelijke impact breder zijn dan bovengenoemd minimum.
2.  Innovatie: de wijze waarop nieuwe of vernieuwde interventies worden ingezet die bijdragen aan het behalen van het beoogde resultaat. Hiertoe behoren ook creatieve en ‘out of the box’ oplossingen.
3.  Kosteneffectiviteit: verhouding tussen verwachte effecten en kosten.
4.  Voortrekkersfunctie: de wijze waarop u aanjager bent in de regio van de beoogde beweging en in staat is andere betrokken partijen hier door middel van samenwerking actief aan deel te laten nemen.
5.  Toekomstwaarde: de wijze waarop het plan een substantiële bijdrage levert aan de maatschappelijke opdracht op zowel de korte als lange termijn. Hiertoe behoort ook de mate van opschaalbaarheid, alsmede het proces van evaluatie, borging en opschaling.
6.  Realisme en borging van succes: het plan is realistisch en u neemt adequate maatregelen die de kans op het realiseren van de doelstellingen optimaliseert. U benoemt risico’s en beschrijft hiervoor passende beheersmaatregelen.

Bijlage 4 beschrijft voor deze selectiecriteria welke aspecten we van belang achten, en waaraan u dus aandacht dient te schenken in uw inschrijving.

Beoordelingsprocedure kwalitatieve toets

1.  De leden van de beoordelingscommissie beoordelen ieder individueel het Free proposal aan de hand van de daarvoor vooraf opgestelde toetsingscriteria en beoordelingskader. Hierbij wordt een score en onderbouwing per toetsingscriterium gegeven. De criteria zijn in het inkoopbeleid verder uitgewerkt.
2.A.  De beoordelingscommissie bespreekt gezamenlijk de individuele scores en onderbouwingen. Ieder lid van de beoordelingscommissie krijgt naar aanleiding van dit overleg de mogelijkheid hun individuele score nog éénmalig bij te stellen.
2.B.  De geselecteerde zorgaanbieders krijgen de mogelijkheid om het free proposal-plan mondeling toe te lichten en de beoordelingscommissie krijgt de gelegenheid om vragen te stellen.
3.  De leden maken hun scores en onderbouwing definitief.
4.  De eindscores per Free proposal worden bepaald door het gemiddelde van alle individuele scores te berekenen.

Beoordeling

De beoordeling van de Free proposal plannen wordt uitgevoerd door een beoordelingscommissie. Elk plan wordt afzonderlijk door de beoordelingscommissie beoordeeld.

Per toetsingscriterium geeft het beoordelingsteam een score. Elk toetsingscriterium wordt met behulp van onderstaande tabel beoordeeld:

Berekening totaalscore plan

De maximale score voor alle criteria is 100 punten. Niet alle criteria wegen even zwaar: de weging is verwerkt in het maximumaantal punten per criterium. Bij een beoordeling ‘voldoende’ voor het criterium maatschappelijke impact ontvangt de zorgaanbieder voor dit criterium 18 punten, terwijl een ‘voldoende’ voor criterium innovatie 6 punten oplevert.

We hechten de meeste waarde aan de criteria maatschappelijke impact, kosteneffectiviteit en realisme en borging. Voor deze criteria geldt dat het Free proposal plan minimaal een voldoende moet scoren om in aanmerking te komen voor toekenning. Daarnaast dient het plan voor het Free proposal plan in zijn totaliteit een minimale score te behalen van 60 punten.

De inhoud van de ontvangen en gevraagde informatie wordt kwalitatief beoordeeld door de beoordelingscommissie. Op ieder criterium ontvangt de inschrijver een score in punten. Het gemiddelde van de individuele scores, 1 cijfer achter de komma afgerond, is de definitieve score. Bij een gelijke totaalscore is de hoogste score op maatschappelijke impact doorslaggevend. Is ook die score gelijk, dan geldt de hoogste score op kosteneffectiviteit. Vervolgens vindt een rangschikking plaats van de plannen op basis van hun eindscore.

Stap 3 – Selectie en contractering

Voor het selecteren van plannen hanteren we de volgende stappen:

1.  Het beoordelingsteam beoordeelt alle plannen en rangschikt alle plannen conform de hiervoor beschreven kwalitatieve toets.
2.  Per regio vindt voorlopige toekenning van het Free proposal plaats aan het voorstel met de hoogste score.
3.  Bepalen resterende financiële ruimte, en voorlopige toekenning van het Free proposal aan het voorstel met de op één na hoogste score, voor maximaal het restant van de financiële ruimte voor 2025.

Het is mogelijk dat de resterende financiële ruimte na toekenning aan de zorgaanbieder met de hoogste score te beperkt is om invulling te geven aan een tweede Free proposal. We overleggen met de zorgaanbieder met de op één na hoogste score over de haalbaarheid binnen resterende financiële ruimte.

Sectoroverstijgende Free proposals

Het is mogelijk dat een Free proposal betrekking heeft op zowel de V&V en GGZ. Als dit het geval is, geldt de volgende werkwijze:

1.  Rangschikking van plannen conform de hiervoor beschreven kwalitatieve toets
2.  Als een sectoroverstijgend plan als beste gerangschikt wordt, wordt deze voorlopig toegekend en met toewijzing van budget uit de verschillende sectoren naar rato.
3.  Binnen beide sectoren gaat men vervolgens conform voornoemde werkwijze verder.

Delen uitslag beoordeling

Indien u een Free proposal hebt ingediend wordt u op de hoogte gesteld van de beoordeling en beslissing. Hierbij krijgt u inzicht in de beoordeling van uw eigen Free proposal plan en de door winnaar(s) behaalde beoordelingsscore(s).

Indien uw Free proposal uiteindelijk niet wordt toegekend, zal een gesprek plaatsvinden om te bepalen in hoeverre het ingediende plan voldoet aan de opslag bewegingen.

Stap 4 - Dialoogfase

Het uitvoeren van een Free proposal vraagt per definitie een nieuwe werkwijze, systematiek en/of samenwerkingsvorm. Hoewel we op basis van de inschrijving moeten kunnen beoordelen welke plannen het meeste zullen opleveren en de grootste kans van slagen hebben, zullen er onderdelen zijn die nader overleg vergen en die zich enkel lenen voor uitwerking in co-creatie tussen ons gezamenlijk. Denk hierbij aan het concretiseren van afspraken voor samenwerking, tussentijds overleg en monitoring van de voortgang en uitkomsten van de nieuwe werkwijze.

Na de toekenning van het Free proposal is er ruimte voor dialoog waarin we gezamenlijk de implementatie van het Free proposal uitwerken en afspraken en werkwijzen samen verder concretiseren. Dit proces zal plaatsvinden in overleg tussen de zorgaanbieder en zorginkoper. Deze concretisering betreft nadrukkelijk geen wezenlijke verandering aan het voorgestelde Free proposal, maar slechts een uitwerking hiervan – die u niet zonder inbreng van ons en eventuele andere stakeholders kan bewerkstelligen. Hieronder staan mogelijke onderwerpen voor uitwerking gedurende de dialoogfase na contractering.

Afspraken over samenwerking:

-  Wat heeft u nodig van het zorgkantoor?
-  Ondersteuning vanuit externe onderwijsinstelling, welke onderwijsinstellen en hoe geven we dit vorm?
 Afspraken over evaluatie, borging en opschaling:
-  Hoe geeft de zorgaanbieder en CZ zorgkantoor samen vorm aan het tussentijds monitoren, evalueren en bijstellen van het Free proposal plan?
-  Op welke manier het budget via de tarieven wordt toegekend, afgerekend en indien van toepassing bijgesteld.

Na de dialoogfase worden de afspraken voor uitvoering definitief opgesteld en verwerkt in een addendum op de Wlz overeenkomst.